檔案建設是全面建設和長遠發展的最基礎性的 、不容缺失的重要內容 。北京中科創新院全體工作人員都要樹立強烈的檔案管理意識 ，從每個人員 、從每項工作 、每個環節做起 ，認真加強檔案建設 。

(一) 檔案收存的範圍

1 、行政檔案 ： ①上級下發的各類文件 ②發出的的各類文件③及各部門工作計劃 、規劃 、總結 、請示 、報告 、函復 、文稿等④各種會議通知 、會議記錄及會議紀要 、講話文稿等 ⑤出具的或蓋章的信函 、報表等 ⑥各類統計資料 。

 2 、人事檔案 ：①在編人員的檔案材料 ②人員招聘的相關材料　　③各類工作人員的登記表 、花名冊 、及相關資料 。④工作人員聘用合同 、工資待遇審批表及相關資料 。⑤健康檔案⑥工作人員政治身份 、職務 、級別 、崗位 、待遇變化的相關資料 。⑦工作人員年度考評資料 、鑑定及各類獎懲的組織正規結論及相關材料 。 ⑧工作人員申請 、申訴及其它信息資料 。

3 、財務檔案 ：①日常支出的財務憑證 、賬目 、審批手續及報表 。 ②年度預算 、中期預算調整 、決算及審批資料 。 ③專項收 、支的立項計劃 、執行情況及審批資料 。 ④對外投資 、借貸及合作項目的財務執行情況跟蹤監管的相關資料 。⑤各種稅費 、社保金交納的相關資料 。 ⑥固定資產購置 、使用 、核銷的相關資料 。⑦年度 、季度及專項財務分析報告 。

 4 、業務檔案

①歷年以院辦或者各中心分院名義上報 、下發的相關培訓 、及其項目文件 。②歷年培訓 、職業技能鑑定及其它業務工作計劃 、總結及相關資料③各類業務會議紀要(記錄) 、合作協議 、項目意見書等相關資料 。④因業務需要購置的(或上級下發的)雜誌 、圖書 、資料 、音像製品及自製的照片 、錄相 、錄音資料等 。⑤網絡建設相關資料 。⑥重大專項活動的籌備 、組織實施 、總結等專題項目資料 。　

5 、其它有價值的資料 。

 (二)檔案管理體制 ：

檔案實行統一管理 。部門分類管理的二級管理體制 。

 1 、建立檔案室 ，對及各部門檔案資料正本統一管理 。辦公室分工專人管理檔案 。

　　2 、人事 、行政財務檔案由直接管理 。業務檔案由辦公室檔案管理員負責對本部門檔案資料進行採集 、建檔;正本交檔案室管理 ，副本留部門使用 。

　　3 、分管主任為檔案建設責任人 。

　　(三)立卷和歸檔

　　1 、各部門辦理完畢的文件 、資料經過挑選 ，分項或分類立卷 、編號歸檔 。

　　2 、一般文件資料應分級 、分類按時間先後編號立卷 。原則上一年成卷 。年終歸檔 。

　　3 、人事檔案分綜合與個人二類建檔 。綜合檔案年初立卷 、年終歸檔 。個人檔案隨機立卷並歸檔 。

4 、重大專項活動一般在立項時建檔 ，項目完成後成卷並及時歸檔 。

5 、各部門業務檔案(除專項檔案外)要在年初分類立卷 ，次年初歸檔 。

　　6 、凡具有法律性文書 ，一經生效即要歸檔 。凡涉密性文件 ，即時形成 ，即時歸檔 。

　　7 、各類圖書 、雜誌 、報紙 、音像資料要及時收集 ，立卷歸檔 。

　　8 、對有價值的外部信息 ，網絡維護員和檔案管理員要逐日瀏覽 ，及時收集 ，立卷歸檔 。

　　9 、歸檔要求 ：①檔案必須具有真實性 。所有資料應為原始資料 。②檔案必須具有完整性 。每個案卷力求資料齊全 。③檔案必須具有價值性 。立卷要避免雜亂無章 ，做到分類 、分項 、分目清晰;要避免重複立卷 ，同一事件只立一個卷目;要準確分類 ，不同類型的資料 ，不能混合立卷 。

　　(四)檔案保管和使用

　　1 、檔案管理人員只要對檔案卷宗分類編號 、登記註明立案單位 、姓名 、類別 、內容頁數 ，並對案卷確定密級編制頁碼 、分類存放 ，做到分類清晰 、放置有序 ，便於查閱 。

　　2 、檔案室要設置防潮 、防蛀 、防火的檔案櫃(箱) ，安置防盜門 、窗和消防器材 ，確保檔案安全 。

　　3 、和各部門檔案要分工專人保管 ，在人員變動時 ，要認真做好移交 。

　　4 、檔案管理人員要加強責任心 ，切實按要求管理好檔案 ，切實做到不損壞 、不丟失 、不錯漏任何案卷(含音像網絡資料) 。

　　5 、要強化保密觀念 。凡涉密檔案按照保密法規執行 。 6 、檔案借閱必須填寫申請表 ，經分管領導批准後方可借出 ，並按申請使用時限及時收回 。複製檔案必須報經分管領導批准 。未經批准借出 、複製 、遺失 、損壞者 ，要按損失大小 ，追究責任 。